为进一步提高公共资源交易项目档案管理水平，健全高效工作机制，瑶海区通过专人负责、分类管理等方式，加强数据共享，形成了功能齐全、组卷合理、查阅方便的档案综合管理体系。
建立工作机制，做到高效便捷。公共资源交易项目，尤其是一些重点建设项目，关系社会、民生，要求长久保存，随时调阅。近年来，瑶海区建立了一套系统高效的工作机制，确定档案管理体系的组织结构、职责分工，不断完善安全职责相关制度，明确档案管理、档案基础设施建设、档案信息化等各项工作要求，今年以来配合纪检、巡察、审计等相关部门完成档案调阅26次。
探索数字化管理，做好存储保障。在保持原始纸质档案不变的前提下，将纸质档案转换成电子数据，实现线上线下互通互联，做到便捷查询有入口、追本溯源有依据、动态管理有抓手。同时根据月度数据更新进行动态调整，做到文件归档后及时录入更新，始终保持电子档案数据最新、信息最全，今年以来已录入系统的电子数据达500余份。
强化卷宗进馆，做好信息互联。公共资源交易项目档案关系招标人、投标人、监管、管理平台、代理机构等多方操作痕迹，需及时整理、及时移交。区交易中心仔细梳理需移交卷册，保持与档案主管部门及时沟通，及时将符合移交条件的档案移交进馆，促进档案资源有效合理利用，提高了新项目新档案的存储效率。截至目前，瑶海区入馆交易项目档案卷数达2372卷。
